EYC LEGACY



Praten over de Europese Jongerenhoofdstad - Hoe je
communicatie grotendeels uit handen geeft aan jongeren
"Jongeren zijn de stem van morgen en moeten kansen krijgen om op een creatieve manier inspraak te hebben in een samenleving"

Als Europese Jongerenhoofdstad gaf Gent jongeren de sleutels van de stad. Hoe zagen zij de stad van de toekomst? En wat zouden ze aanpassen?


Wie jongeren aan de macht brengt, geeft ook de communicatie uit handen. Dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan. In deze longread vertellen we je hoe de missie van EYC vertaald werd naar een duidelijke communicatiestrategie.


  • We vertellen hoe we onze doelstellingen vertaald hebben naar een strategie.
  • Je komt te weten hoe de communicatiemix er ongeveer uitzag.
  • En we delen lessen die we uit het traject hebben opgestoken.

Veel leesplezier.

De communicatiestrategie van EYC

Ghent EYC was een huis met vele kamers. De ene dag waren we volop bezig met mentaal welzijn bij jongeren, de andere dag stampten we een urban culture festival uit de grond.

Vanuit communicatie-oogpunt bracht dat uitdagingen met zich mee. Hoe zorg je dat iedereen zich gehoord voelt? Hoe zorg je dat je elke doelgroep op de juiste manier bereikt? Hoe geef je jongeren de verantwoordelijkheid die je beloofd hebt.

Met andere woorden: hoe zorg je voor participatie, co-creatie en inclusiviteit op een duurzame manier?



We werkten een heldere structuur uit op drie niveaus:
1. TEAM.
Wie vertelt wat?
Het communicatieteam bestond uit drie schillen:

  • Een professioneel kernteam dat verantwoordelijk was voor de ontwikkeling en uitvoering van campagnes.
  • Een mediateam dat uit jonge creatievelingen (studenten en starters) bestond. Zij maakten de content voor het verhalenplatform die via sociale media en jongerenorganisaties verspreid werd.
  • Ondersteuning door de dienst communicatie van Stad Gent, aangevuld met freelancers en andere organisaties die konden helpen bij de creatie van video’s, foto’s, persberichten, design of copywriting.
2. DOELGROEP.
Wie willen we bereiken?
De primaire doelgroep was duidelijk: jongeren tussen de 15 en 30 jaar uit alle uithoeken en lagen van Gent. In tweede instantie wilden we met onze initiatieven ook andere Gentenaren en beleidsmakers bereiken.

Wat we ook maakten: de jongeren stonden altijd centraal.
3. PROJECT.
Welke ondersteuning bieden we?
Om het overzicht te behouden over alle projecten, gaven we projecten een gewicht mee. Er waren drie categorieën: kernprojecten, coproducties en partnerprojecten.

  • Kernprojecten werden door EYC getrokken. Voor dit soort initiatieven, zoals de open call of de 20 van 24, verzorgde EYC de 360 graden-campagne.
  • Bij coproducties zoals Cluster zorgde EYC voor ondersteuning. De naam EYC was duidelijk zichtbaar in alle communicatie. Huisstijlen werden op elkaar afgestemd.
  • Voor partnerprojecten zoals het Lichtfestival of Sorry Not Sorry deed EYC promotie, maar namen we geen verantwoordelijkheid.
Voor kernprojecten en coproducties werkten we steevast met een kick-offmeeting. Die was belangrijk om de inhoud van projecten scherp te krijgen, doelstellingen te zetten en te bepalen welke doelgroepen we precies wilden bereiken.
Zoals je leest, de communicatiestrategie zat op papier logisch in elkaar. In de praktijk uitte zich dat in een lappendeken aan communicatie. Het vergde de nodige aandacht, expertise en veel overleg om alle initiatieven en alle energie op een consistente en coherente manier de wereld in te sturen.

Hoe ons globaal communicatieplan er dan precies uitzag? Het heeft weinig zin om dat helemaal in detail te overlopen. Maar we delen hieronder graag de belangrijkste ijkpunten in dat plan.
Het communicatieplan in vogelvlucht

Het communicatieplan voor EYC bestond uit een 5-tal ijkpunten.

  1. Bedenk een duidelijke smoel
  2. Laat mensen kennismaken met die smoel
  3. Pieken op de juiste momenten
  4. Pas je boodschap aan per doelgroep
  5. Zet in op een slimme communicatiemix

We zoomen iets dieper in op elk punt.
1. Zorg voor een duidelijke smoel
De huisstijl van Stad Gent sloot niet aan bij de leefwereld van jongeren. We ontwierpen samen met jongeren een eigen huisstijl met bijbehorende toolbox en stijlgids zodat iedereen makkelijk aan de slag kon met de visuele identiteit van EYC.
2. Laat mensen kennismaken
met die smoel

Budget voor een grote awareness-campagne was er niet. Het had geen zin om puur in te zetten op naamsbekendheid voor EYC.

We wilden jongeren prikkelen en aansporen om deel te nemen aan het project. De hoofdboodschap was een uitnodiging voor de Open Call: Hoe zien jullie, jongeren, de stad van de toekomst?

Zodra alle projecten op gang waren, was er veel content om rond te communiceren. Toch bleef het een uitdaging om alle projecten voldoende aandacht te geven. Het was niet altijd eenvoudig om alle Open Call-projecten te bereiken en hen te laten communiceren over hun initiatieven.
3. Pieken op de juiste momenten
We deelden het jaar 2024 op in duidelijke focuspunten. Op die manier brachten we structuur in de grote hoeveelheid projecten en thema’s.
4. Zet in op peer-to-peercommunicatie
EYC was een kapstok voor veel verschillende projecten met bijbehorende doelgroepen. Om die doelgroepen op de juiste manier te bereiken werkten we altijd met dezelfde tweetrapsraket.

We reikten van bij de start uit naar actieve communities in de stad om naast de inhoudelijke doelstellingen ook zicht te krijgen op de communicatieve. Wat is de juiste tone of voice of via welke kanalen bereiken we idealiter de achterliggende doelgroepen? Vertrekken vanuit de vraag van jongeren en hen de tools geven om actief zelf te communiceren over het project waar ze mede-eigenaar van zijn, was steeds de bedoeling.
5. Zet in op een slimme communicatiemix
Onze communicatiestrategie combineerde online en offline kanalen om een breed publiek te bereiken. In een digitaal tijdperk waar jongeren vooral online actief zijn, waren digitale platformen cruciaal, maar ook fysieke zichtbaarheid in de stad bleef belangrijk.

Online:
  • De stad.gent-pagina bood het volledige EYC-programma, inschrijvingen voor nieuwsbrieven en informatie voor potentiële partners. Ook Open Call-projectaanvragen en updates over thema’s zoals het Groot Debat en de roadmap werden hier gedeeld.
  • Ghenteyc.eu gaf een overzicht van alle projecten, contactgegevens en algemene info over EYC. Hier werd ook een samenwerking aangegaan met UitX voor EYC-projecten op onze agenda te plaatsen.
  • Instagram was cruciaal voor jongerenbereik, Facebook werd gebruikt voor evenementenregistratie.
  • Op wearethecity.gent deelden jongeren hun verhalen. In samenwerking met Mediaraven bouwden we een mediateam om relevante verhalen op te sporen.
  • Nieuwsbrieven hielden een breed publiek op de hoogte van evenementen en mijlpalen.

Offline:
  • Een aftelklok, billboards en een vlag op de Sint-Baafskathedraal markeerden de start van EYC.
  • Flyers, brochures en roll-up banners zorgden voor zichtbaarheid bij events.
  • De fysieke EYC-letters trokken de aandacht en boden een fotogeniek element.

Perscommunicatie:
  • Via samenwerkingen met een persbureau en verschillende persmomenten vergrootten we de zichtbaarheid van EYC, zowel online als in kranten, radio en televisie.

Lessen na EYC

De communicatiestrategie van een project zoals EYC uitwerken was een titanenwerk. Aan de ene kant wil je alle macht aan de jongeren geven, aan de andere kant mag het project zijn doel niet voorbij schieten.


De lessen op vlak van communicatie zijn enorm waardevol voor beleidsmakers die in de toekomst jongeren willen betrekken in het beleid. We sommen de belangrijkste op.

  • 1
    Wie jongeren wil betrekken in de communicatie, sluit geen compromissen. Er is geen middenweg.
  • 2
    Het is belangrijk om niet in oplossingen te denken, maar in kaders. Geef jongeren de tools en de knowhow om hun verhaal te vertellen.
  • 3
    Even goed: het is niet omdat je professionele ondersteuning inschakelt dat projecten succes verzekeren. Al hebben we wel gemerkt dat die professionele inzichten de kwaliteit van de communicatie naar een hoger niveau tillen.
  • 4
    Probeer zoveel mogelijk vraaggericht te werken vanuit je doelgroepen en niet op maat van de organisaties die jongeren willen bereiken. Hoeveel communicatie je ook opzet voor dit aanbod, een schot in de roos wordt het niet.
  • 5
    Jongeren communiceren via verschillende digitale kanalen, dat betekent niet dat je je moet beperken tot die kanalen. Een van de meest efficiënte manieren om jongeren te triggeren is de hand uitreiken naar bestaande communities.
  • 6
    Wie er in slaagt om jongeren ambassadeurs te maken van een project verhoogt de kans op slagen.
  • 7
    Verwachtingsmanagement op vlak van communicatie is hoogst noodzakelijk. Een grassrootsexperiment zoals EYC is niet gebaat bij beleidsmakers die vooral politiek willen scoren. Deelnemende organisaties en jongeren hebben dan weer hoge verwachtingen op vlak van ondersteuning.
  • 8
    Ambitieuze projecten zoals EYC verdienen ook ambitieuze medewerkers. Het communicatieteam was tijdens de aanloop naar 2024 structureel onderbemand. Van in het begin moet in projecten als deze een 50/50 verdeling van inhoud en communicatie zijn.
  • 9
    Voor een overkoepelend project zoals EYC zijn duidelijke afspraken tussen stadsdiensten een noodzakelijke voorwaarde. Het project moet ook opgenomen worden in het meerjarenplan van de stad om discussies te vermijden.
  • 10
    De structuren van de stad zijn best rigide. Als je overmorgen een flyer nodig hebt, is dat al onmogelijk. Dit staat haaks op de verwachtingen van de doelgroep waarmee we werkten.
  • 11
    Jongerenparticipatie vergt tijd. Je hebt tijd nodig om hen te overtuigen, zij hebben tijd nodig om te mogen experimenteren.
  • 12
    Geef jongeren het woord op de belangrijke momenten en laat hen primeren op de organisatie in je persmomenten, internationale events of grote bijeenkomsten.
Het Laatste Woord
“
Ik denk dat EYC aan Gent heeft laten zien dat de stad echt gemaakt is door jongeren. Dat de stad leeft door jongeren, dat de stad zo ook jong blijft, dat je verschillende dingen kan leren kennen door de ogen van jongeren.
- Lars
This site was made on Tilda — a website builder that helps to create a website without any code
Create a website
How to remove this block? About platform Submit a complaint