Het geheim van de Open Call - Hoe je jongeren bereikt,
oproept en engageert om projecten te starten.
"Het was superbelangrijk om al het engagement dat bruist in jongeren echt de lucht in te vuren"
- Guillaume Clincke (Hall of Skate)
- Guillaume Clincke (Hall of Skate)
Een open call voor projectsubsidies organiseren voor jongeren is een goed idee, maar het vergt meer denkwerk dan snel een oproep op sociale media zetten. Een strategie, een goede opvolging en duidelijke richtlijnen vergroten de kans op slagen. Wij, Ghent EYC, nemen je graag mee in hoe we dat in 2024 gerealiseerd hebben.
- Je leest hoe we met bottom-up ideeën van jongeren wilden werken.
- Je komt te weten waarom een duidelijk reglement voor een Open Call zo belangrijk is.
- We delen de resultaten van onze Open Call.
- We nemen je mee in hoe we onze communicatie aanpakten.
- En we delen de lessen die we hebben opgestoken uit dit traject.
Veel leesplezier.
Jongeren aan zet
Jongeren financieel ondersteunen kan op verschillende manieren. Je kan bijvoorbeeld thematisch werken en via samenwerkingsovereenkomsten geld overmaken aan organisaties.
Wij kozen ervoor om een reglement uit te schrijven om zowel organisaties als individuen de kans te geven projecten uit te werken. Die manier van werken gaf de jeugddienst de kans om te leren wat er speelde onder jongeren, in plaats van top-down thema’s vast te leggen.
Inhoudelijk bepaalden we enkele richtlijnen. Projecten moesten aansluiten bij een van de drie pilaren van EYC:
Wij kozen ervoor om een reglement uit te schrijven om zowel organisaties als individuen de kans te geven projecten uit te werken. Die manier van werken gaf de jeugddienst de kans om te leren wat er speelde onder jongeren, in plaats van top-down thema’s vast te leggen.
Inhoudelijk bepaalden we enkele richtlijnen. Projecten moesten aansluiten bij een van de drie pilaren van EYC:
- Engage: Projecten die inzetten op burgerschap, politiek engagement en vrijwilligerswerk.
- Empower: Projecten die inzetten op publieke ruimte, mobiliteit en het creëren van fysieke en mentale ruimte voor jongeren.
- Care: Projecten die inzetten op duurzaamheid, diversiteit en mentale gezondheid.
Een duidelijk reglement
Wie individuele jongeren en startende organisaties wil bereiken en engageren, moet die missie ook vertalen naar de financiering van projecten. Individuele jongeren hebben niet de ruimte om bijvoorbeeld 20 procent van een projectbudget voor te schieten.
Daarom kozen we ervoor projecten voor 100 procent te financieren. Om de drempel écht zo laag mogelijk te leggen, kozen we ervoor om slechts 10 procent van alle projecten grondig te evalueren op het financiële aspect. Iedereen moet een gedetailleerd overzicht van de kosten maken, maar slechts 10 procent gaat door het proces van stevige controle, tenzij de kosten onverantwoord lijken.
Tijdens het evenement ‘Check Je Idee’ in De Centrale kwamen 150 jongeren tussen de 15 en 30 jaar langs om meer informatie te krijgen over hoe ze hun ideeën konden verwezenlijken. Ze kregen de mogelijkheid om uit twee soorten projecten te kiezen:
Wie individuele jongeren en startende organisaties wil bereiken en engageren, moet die missie ook vertalen naar de financiering van projecten. Individuele jongeren hebben niet de ruimte om bijvoorbeeld 20 procent van een projectbudget voor te schieten.
Daarom kozen we ervoor projecten voor 100 procent te financieren. Om de drempel écht zo laag mogelijk te leggen, kozen we ervoor om slechts 10 procent van alle projecten grondig te evalueren op het financiële aspect. Iedereen moet een gedetailleerd overzicht van de kosten maken, maar slechts 10 procent gaat door het proces van stevige controle, tenzij de kosten onverantwoord lijken.
Tijdens het evenement ‘Check Je Idee’ in De Centrale kwamen 150 jongeren tussen de 15 en 30 jaar langs om meer informatie te krijgen over hoe ze hun ideeën konden verwezenlijken. Ze kregen de mogelijkheid om uit twee soorten projecten te kiezen:
- Een project voor het jaar 2024 ter waarde van maximaal 10.000 euro.
- Een project tijdens het openingsweekend ter waarde van maximaal 3.000 euro.
Een programma voor en door jongeren
In totaal werden er 188 dossiers ingediend:
Zoomen we in op die projecten voor een jaar, dan kwamen er 93 van professionele organisaties, 45 van beginnende initiatieven en 30 van individuele jongeren. We hadden gehoopt dat die verhoudingen wat anders zouden liggen, maar het is logisch dat professionele organisaties de communicatiekanalen van de stad aandachtiger in de gaten houden dan individuele jongeren.
In totaal werden er 188 dossiers ingediend:
- 20 projectideeën voor het openingsweekend
- 168 voor een project over heel 2024
Zoomen we in op die projecten voor een jaar, dan kwamen er 93 van professionele organisaties, 45 van beginnende initiatieven en 30 van individuele jongeren. We hadden gehoopt dat die verhoudingen wat anders zouden liggen, maar het is logisch dat professionele organisaties de communicatiekanalen van de stad aandachtiger in de gaten houden dan individuele jongeren.
Uiteindelijk selecteerde de jury 91 projecten. Niet onbelangrijk: niet wij, Gent EYC, maar jongeren vormden die jury. Elk dossier werd door vijf tot tien jongeren uit de 20 van '24 bekeken. Zij kwamen twee tot drie keer per ronde samen om de dossiers goed te lezen en feedback te geven. Ze kregen een aantal richtlijnen mee voor hun evaluatie:
- Co-creatie: welke rol krijgen jongeren in het project? Doen ze mee, initiëren ze, zijn ze publiek? Hoe sterker de co-creatie, hoe hoger de punten.
- Diversiteit: in hoeverre bereikt dit project diverse doelgroepen?
- Duurzaamheid: heeft dit project een impact op lange termijn? Kan het eventueel na 2024 worden verdergezet?
- Financiering: zit de begroting duidelijk en billijk in elkaar?
- Samenwerking: Wordt er samengewerkt met andere groepen?
We lieten de jongerenjury niet aan hun lot over. Zij konden advies inwinnen bij verschillende stadsdiensten en deden dat ook. Dat betekent niet dat dat zij per se rekening hielden met die adviezen. Dat hoefde ook niet. In totaal werd er 263 keer advies ingewonnen. Een extra voordeel: op die manier werden die verschillende stadsdiensten ook geïnformeerd over de initiatieven van jongeren en organisaties.
Om dat allemaal wat tastbaarder te maken, geven we graag een aantal voorbeelden van projecten die door jongeren en organisaties werden ingediend:
Om dat allemaal wat tastbaarder te maken, geven we graag een aantal voorbeelden van projecten die door jongeren en organisaties werden ingediend:
Ocup
Ocup vzw organiseerde een festival tijdens het openingsweekend aan de Rigakaai met als doel jongeren met en zonder vluchtverhaal samen te brengen rond het thema mobiliteit. Bezoekers konden er hun fiets laten herstellen, deelnemen aan fietswedstrijden en genieten van muziek en eten.
Film Fest Gent
Het Filmfestival van Vlaanderen wilde jongeren bereiken door cinema naar de wijken te brengen. In samenwerking met jeugdhuizen organiseerden ze openlucht filmvoorstellingen, workshops acteren en castingsessies om jongeren te betrekken bij film.
Confluence
Verschillende jeugdpartners organiseerden samen een mediabeurs in de oude bibliotheek. Jongeren konden er kennismaken met verschillende media, zoals VR, podcasts en zeefdrukken, en in contact komen met content creators en jeugdorganisaties.
Broeinest
Broeinest richtte zich op mentaal welzijn met ‘Inside Out’, een reeks evenementen tijdens de tiendaagse van de veerkracht. Jongeren konden deelnemen aan sessies rond thema's die hen aanspreken en zo hun veerkracht versterken.
Jongerenprojecten in de kijker zetten
Even belangrijk als jongerenprojecten organiseren is die projecten in de kijker zetten. Dat toont aan de rest van de samenleving de creativiteit en betrokkenheid van die jongeren. We wilden ook dat jongeren zoveel mogelijk zelf nadachten over hoe ze hun verhalen met de wereld deelden. Dat lukte de ene keer beter dan de andere.
We hebben de communicatiestrategie in drie grote blokken opgedeeld:
Even belangrijk als jongerenprojecten organiseren is die projecten in de kijker zetten. Dat toont aan de rest van de samenleving de creativiteit en betrokkenheid van die jongeren. We wilden ook dat jongeren zoveel mogelijk zelf nadachten over hoe ze hun verhalen met de wereld deelden. Dat lukte de ene keer beter dan de andere.
We hebben de communicatiestrategie in drie grote blokken opgedeeld:
De aanloop naar de Open Call
In eerste instantie wilden we zo veel mogelijk jongeren bereiken om deel te nemen aan de Open Call en ideeën in te dienen. We werkten een wervende campagne uit die we via verschillende kanalen verspreidden, van nieuwsbrieven en flyers tot sociale media. Die laatste speelde een cruciale rol.
De website van Stad Gent fungeerde als centraal informatieloket voor de Open Call. Vanuit de EYC-website linkten we hiernaartoe. Hier vonden geïnteresseerden alle informatie over de procedure, deadlines en voorwaarden.
De website van Stad Gent fungeerde als centraal informatieloket voor de Open Call. Vanuit de EYC-website linkten we hiernaartoe. Hier vonden geïnteresseerden alle informatie over de procedure, deadlines en voorwaarden.
Open Call-Projecten tijdens het openingsweekend
De projecten van het openingsweekend deelden we via Instagramposts, een specifiek opgezette webpagina en nieuwsbrieven. Deelnemers legden foto’s en video’s vast die ze op een Google Drive verzamelden. De socialemediamanager verspreidde de content op de verschillende kanalen. We schakelden ook een foto- en videograaf in om de aftermovie te stofferen met leuke beelden.
Open Call-Projecten doorheen het jaar
Tijdens het Europees Jongerenjaar liepen projecten door elkaar. We hadden een duidelijke structuur nodig om vooruit te kunnen plannen en alle initiatieven de aandacht te geven die ze verdienden. Het was ook belangrijk dat er een rode draad in de communicatie zat.
We werkten samen met UitX-agenda, en gaven alle evenementen meteen een EYC-label mee zodat deze automatisch op onze website belandden. Dat maakte het gemakkelijk om het overzicht te behouden.
Daarnaast werkten we een stijlgids uit die we met alle projectorganisatoren deelden. Daarin vonden ze richtlijnen over de communicatie. Denk aan de juiste accounts taggen en de juiste hashtags gebruiken.
We werkten samen met UitX-agenda, en gaven alle evenementen meteen een EYC-label mee zodat deze automatisch op onze website belandden. Dat maakte het gemakkelijk om het overzicht te behouden.
Daarnaast werkten we een stijlgids uit die we met alle projectorganisatoren deelden. Daarin vonden ze richtlijnen over de communicatie. Denk aan de juiste accounts taggen en de juiste hashtags gebruiken.
Obstakels in de communicatie
Hoewel de projecten van de open call oorspronkelijk de kern vormden van onze communicatiestrategie, kregen we bijna geen informatie van de organisaties of projecten binnen om onze communicatie rond te bouwen. Verschillende belrondes, mails en zelfs een Open Call-avond in het Palmarium van de UGent konden niet baten. We moesten het geweer dus van schouder veranderen en focusten op het centraal stellen van spilfiguren uit projecten en hun verhaal. In het najaar maakten we portretten van initiatiefnemers in plaats van evenementieel de projecten in de kijker te willen zetten.
Wat betreft de communicatie in het openingsweekend raakten de open call projecten ondergesneeuwd door de grotere projecten zoals Cluster en de openingsshow. We hadden dit meer in de tijd moeten spreiden om hier aandacht aan te geven.
Wat betreft de communicatie in het openingsweekend raakten de open call projecten ondergesneeuwd door de grotere projecten zoals Cluster en de openingsshow. We hadden dit meer in de tijd moeten spreiden om hier aandacht aan te geven.
Foto's van de Open Call-avond in het Palmarium van de UGent, waar we de projecten fysiek samenbrachten
(You) Colour The Streets
Lessen na de Open Call
Een Open Call organiseren om jongeren te engageren is best spannend. Je hebt geen garanties dat ze je boodschap oppikken. Eens jongeren aan de slag gaan in projecten, is het ook een uitdaging om hen te ondersteunen in de communicatie. Want je kan wel een stijlgids ontwikkelen, maar dan moet die ook nog gebruikt worden. Vandaar een aantal lessen die van pas kunnen komen voor wie ook een Open Call wil organiseren en jongeren wil betrekken in de communicatie achteraf.
- 1Wijs een dedicated projectcoördinator aan die verantwoordelijk is voor alle aspecten van de open call, van communicatie tot evaluatie.
- 2Ontwikkel een aparte communicatiestrategie om individuele jongeren te bereiken, bijvoorbeeld via kanalen die zij vaker gebruiken.
- 3Zorg voor duidelijke communicatie over de verwachtingen en verplichtingen van deelnemers, met name rondom het gebruik van de UitX-agenda en de Styleguide. Bied ondersteuning bij het tijdig aanleveren van informatie over evenementen.
- 4Ontwikkel een flexible socialmediastrategie die minder afhankelijk is van exacte timings van evenementen.
- 5Bied meer ondersteuning aan individuele jongeren bij het schrijven van hun projectvoorstel, bijvoorbeeld door middel van coaching of workshops.
- 6Zorg voor een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en ondersteuning, bijvoorbeeld via een FAQ-pagina, buddy-systeem of een externe organisatie.
- 7Stimuleer samenwerking tussen projecten door middel van financiële incentives en/of andere ondersteuningsmechanismen.
- 8Overweeg om individuele jongeren de mogelijkheid te geven zich mondeling voor te stellen bij de jury. Bied training aan juryleden voor het beoordelen van projectvoorstellen.
- 9Organiseer een uitgebreidere onboarding voor projecten, met extra aandacht voor het belang van zaken zoals de UitX-agenda of de stijlgids.
- 10Bied passende waardering aan juryleden, bijvoorbeeld door middel van vrijwilligersvergoedingen of een alumniwerking.
- 11Optimaliseer het evaluatieproces om de werklast te verminderen, bijvoorbeeld door het gebruik van digitale tools of het aanpassen van de steekproefmethode voor financiële evaluaties.
Het Laatste Woord
“
Ik hoop dat Gent een stad blijft waar alle jongeren de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen, hun plek te vinden, hun stem te laten horen en hun toekomst vorm te geven. Dat is essentieel – het maakt onze stad tot wat ze is.
Dankwoord
Met veel dank aan al onze partners, zonder wie dit project niet mogelijk was – samen hebben we iets bijzonders neergezet!
Academie voor Beeldende kunsten
Alicia in Wakkoland
Aroma's vzw
Avansa
Avansa
BebeBooks
Begeleidingscentrum VZW Stappen
Bledar Du Monde vzw
Broder
Broeinest vzw
BUCK.FM
Campagne ROSA Gent
Doof en Jong
Florian Van De Voorde
Fonds Suzan Daniel vzw
Ghent Basketball
Go Boom vzw
Gouvernement
Hall of Skate
Hip Hop Hooray
iDROPS
Internationaal filmfestival van Vlaanderen vzw
JH Asgaard
Kinky Star
Knusse Kunst
KSA Nationaal vzw
Kunsthal
LEDA.collective
LEJO vzw
Logo Gezond+
MA VZW
Maanobota
Muziekmozaïek
Ocup vzw
Oort
Oxfam België
Pandrave vzw
Pardon! Vzw
PLEK vzw
Sportaround
Straatart
Thuis in de Wijk
Vlot
VTK Gent vzw (de loeiende koe)
Vzw De Verffabriek
Vzw janet
Zing mee vzw
Zoë Brannan + Lennart Janssens
Kunsthal
LEDA.collective
LEJO vzw
Logo Gezond+
MA VZW
Maanobota
Muziekmozaïek
Ocup vzw
Oort
Oxfam België
Pandrave vzw
Pardon! Vzw
PLEK vzw
Sportaround
Straatart
Thuis in de Wijk
Vlot
VTK Gent vzw (de loeiende koe)
Vzw De Verffabriek
Vzw janet
Vzw Jong, Gentertainment
Willemsfonds vzwZing mee vzw
Zoë Brannan + Lennart Janssens
